・Notionのデータベースをもっと使いこなしたい
・プロパティで便利なものはどれ？
このような疑問・ご要望にお応えします。
今回は前回の記事の続きでNotionのプロパティの紹介になります。
前回の記事では、基礎的なプロパティを紹介しました。
記事はこちらから。
なので今回は、さらにデータベースを使いこなすための発展的なプロパティを紹介します。
できることの幅が格段に上がりますので気になるプロパティだけでもぜひ覗いてみてください！
作成日時・最終更新日時プロパティ
まず初めに「作成日時・最終更新日時プロパティ」を紹介します。
こちらは日付を扱うプロパティになっています。
最近私も仕事でデータベースを扱うことがありますが、「created_at」「update_at」などといった、データを追加したり更新した日時を記録するためのカラムがあります。
絞り込みをしたり目当てのデータを探す際にとても便利
作成日時プロパティ
データを新規追加した際の日時を自動入力してくれるプロパティです。
具体的には、「議事録」や「メモ帳」など、日時を明確にしておきたい時などに便利です。
基礎編での「日付」プロパティは自分で日付を選択する形でした。
作成日時プロパティは新規追加した日時が自動で入力されます。
最終更新日時
最終更新日時は、最後にデータを編集・更新した日時が自動で入力されます。
更新があるたびにその時点の日時が自動で更新されていくので便利です。
先ほどの作成日時プロパティと同じく、自動入力されるので入力の手間がなく私もメモ帳などに取り入れています。
関数プロパティ
続いては「関数プロパティ」です。
こちらはデータベースに入っているデータをもとに関数を用いて計算などを行うプロパティです。
関数を使うと、特定の期間の日付がついているデータのみ文字色を変えてみたり、金額の税金計算などをして出力させることができます。
関数を使ってプロジェクト管理でプログレスバーを表示させる
私はプロジェクト管理でプログレスバーを使っているのですが、こちらを関数を使って表示させています。
プログレスバーは基本的には数値を入力して、それを「バー」という表示方法で表示させています。
その数字の入力する手間を省くために、関数を使って左の列の「進捗率」というセレクトボックスで選択した進捗率がプログレスバーの数字となるように関数を作成しました。
関数プロパティは関数の書き方などが少し手こずるかもしれませんが慣れるととても便利なのでぜひ使ってみてください。
各関数の使い方は使用する際に表示されるので良心的だと思います。
関数の使い方などに困ったらご連絡いただければわかる範囲で協力させていただきますのでお気軽にご連絡ください！
リレーション・ロールアッププロパティ
続いては「リレーション・ロールアッププロパティ」です。
こちらは別々のデータベースを関連させるためのプロパティです。
私の実用例を紹介します。
ブックマークのデータベースとブログ記事データベースを関連づける
私はブログの記事を書く題材を探すために日々の業務や気になった記事などをNotionに保存しています。
ちなみに、「Save to Notion」という拡張機能を使うと簡単に記事のブックマークが作成できるので愛用しています。
こちらの記事で詳しく紹介しています。
それとは別に、ブログの記事を管理するためのデータベースを作成しています。
記事ごとにどんな記事を書くか、カテゴリーはどんなものにするかというものをデータとして保存しています。
この2つのデータベースをリレーションを使って関連づけています。
リレーションプロパティを追加すると、特定のデータベースから、関連するデータを選択できるようになります。
ブログ記事のネタを作るときにブックマークで参考にしたものをリレーションとして選択しておくと、すぐに参考URLなどを確認することができとても便利です。
以下記事で詳しい方法を紹介しているので参考にしてみてください！
ロールアップでリレーションに基づいた値の集計ができる
ロールアッププロパティでは、リレーションで選択したデータから値を集計して表示することができます。
Notion公式では、売上管理などに活用できると説明してあります。
個人的に利用している場面は自分の家計簿をつけるときにロールアップを使っています。
月毎の支出や食費や交際費などのカテゴリー別の支出を集計する際にロールアップを使うと簡単に必要なデータを表示させることができます。
記事でも詳しくロールアップでの集計方法を説明していますので参考にしてみてください。
【Notion】収支を自動集計できる万能家計簿の作り方【テンプレート配布】
作成者・最終更新者プロパティ
最後に紹介するのは「作成者・最終更新者プロパティ」です。
こちらは個人でNotionを利用する際には使うことはないですが、複数でNotionを共有して利用する際に便利なプロパティです。
先ほど紹介した「作成日時・最終更新日時プロパティ」と要領は同じです。
データを新規追加した際のユーザーが自動入力される「作成者プロパティ」。
最後にデータを編集・更新したユーザーを自動入力されるのが「最終更新者プロパティ」です。
Notionでは無料で5人までは共有・共同編集ができるみたいです。
友達とNotionを共有してみたい方はこれらのプロパティをぜひ使ってみてください！
最適なプロパティを選択してデータベースを使いこなそう
いかがだったでしょうか。
基礎編と合わせるとかなりの数のプロパティを紹介しました。
作成するデータベースや用途に合わせて最適なプロパティを組み合わせると、データベース管理のクオリティがさらに上がること間違いなしです。
使い方がわからなかったり、相談があれば協力致しますのでTwitterなどでご連絡ください。
良いNotionライフを〜。
